第41回 <パソコン初心者向け>お客様とのメールを効率化!!

お客様とのメールのやりとりは大変ですね。

「電話ができたら数分で終わるのに...。」

 

でも、メールにはメリットもあるんです。

メールを使いこなしてお客様対応の時間を減らしましょう!

 

<メールのメリット>

・お客様が好きな時にメールを見ることができるので時間に縛られない。

・内容を証拠として残すことができるのでトラブルを回避できる。

同じ内容のメールは返信定型文で対応できるので複数人を相手に素早く連絡ができる。

 

3つ目のメリットを活かせるかどうかでメールの便利さが決まります!

お客様とのメールで毎回一から文章を打ってはいませんか?

作業効率が落ちるので今後は返信定型文を用意して「コピペ」しましょう!

「コピペ」とは「コピー&ペースト」のことです。

文章をコピー(写して)して、ペースト(貼り付ける)することを言います。

 

<返信定型文の作成と返信のやり方>

1.あらかじめお客様とのやりとりの多い内容を確認しましょう。

 

2.毎回必ず打つメールの返信定型文を選びます。

 ①お客様と日程の調整をする時のメール

 ②お客様に注意事項や確認事項を伝える時のメール

 ③お客様に作業前日の確認をする時のメール

 ④お客様へのサンクスメール

 

3.返信定型文を作成してすぐに開ける場所に保存します。

 デスクトップに保存しておけば迷いません。

 ※パソコンが得意な方はOSに応じて「単語の登録」などの機能を利用しましょう。

 

4.お客様への返信にはこの返信定型文をコピペします。

  お客様名と日時は毎回正しく打ち直しましょう。


※予約が確定するまでは電話番号などの連絡先を伝えるのは禁止です。気をつけて下さい。

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